Flest VSK-vandamál sem enda í eftirliti hjá Skattinum eiga rætur í nokkrum endurteknum mistökum, ekki flóknum lagatæknilegum álitaefnum. Hér er farið yfir þau algengustu — og hvernig einfaldast er að koma í veg fyrir þau í daglegu bókhaldi.

1. Ruglingur á skatthlutföllum

Algengasta mistökin eru að nota rangt skatthlutfall — til dæmis 24% á vöru sem á að bera 11%, eða öfugt. Þetta gerist oftast þegar fyrirtæki selur blandað vöruúrval, eins og veitingastaður sem selur bæði mat (11%) og áfengi (24%). Lausnin er að flokka vörur og þjónustu skýrt eftir skatthlutfalli strax í kassa- eða bókhaldskerfi, ekki eftir á.

2. Að draga prósentu beint frá verði með VSK

Til að finna verð án VSK þarf að deila með (1 + skatthlutfall), ekki draga prósentuna beint frá. Að reikna 12.400 kr. − 24% og fá 9.424 kr. er rangt — rétt svar er 10.000 kr. Þessi villa er einkar algeng hjá þeim sem reikna handvirkt án þess að nota reiknivél eða staðfesta afreikniprósentu.

3. Innskattur af kostnaði sem ekki tengist rekstri

Innskattur er aðeins frádráttarbær af aðföngum sem tengjast beinlínis skattskyldri starfsemi. Að draga frá VSK af persónulegum útgjöldum, eða af kostnaði sem tengist undanþeginni starfsemi fyrirtækisins, er algeng ástæða fyrir leiðréttingum við endurskoðun.

4. Að gleyma núll-skilagreinum

Fyrirtæki sem er á VSK-skrá en hefur enga sölu á tilteknu tímabili þarf samt að skila núll-skilagrein. Að sleppa þessu — í þeirri trú að "ekkert þurfi að gera ef engin sala var" — getur talist vanræksla á skilaskyldu, óháð því að engin fjárhæð er í húfi.

5. Rangt eða ófullnægjandi reikningsform

Reikningar sem vantar kennitölu, VSK-númer, dagsetningu eða skýra sundurliðun skatthlutfalls geta valdið því að kaupandi missir rétt til að draga innskattinn frá, og geta einnig flækt eigin bókhald seljanda við endurskoðun.

Einfaldasta forvörnin gegn flestum þessara mistaka er að nota bókhalds- eða kassakerfi sem heldur sjálfkrafa utan um skatthlutföll fyrir hvern vöruflokk, frekar en að reikna og flokka handvirkt í hvert sinn.

6. Að draga of lengi að leiðrétta villur

Uppgötvist villa í fyrri skilagrein er best að leiðrétta hana eins fljótt og auðið er með formlegri leiðréttingu til Skattsins, frekar en að bíða og vona að hún uppgötvist ekki við endurskoðun. Því lengur sem villa stendur óleiðrétt, því meiri líkur á dráttarálagi og frekari eftirmálum.

Fyrirtæki sem selja vörur eða þjónustu til hins opinbera á Íslandi rekast fyrr eða síðar á kröfu um rafræna reikningagerð. Þetta er ekki almenn VSK-regla sem nær til allra viðskipta, heldur sértæk krafa sem gildir um samninga við opinbera aðila.

Hvaðan kemur krafan?

Reglugerð nr. 44/2019 um rafræna reikninga vegna opinberra samninga innleiðir evrópsku tilskipunina 2014/55/ESB, sem tekin var upp í EES-samninginn. Markmiðið er að tryggja að opinberir aðilar taki við rafrænum reikningum samkvæmt evrópska staðlinum EN 16931, útfærðum með íslenskri tækniforskrift.

Hvaða viðskipti falla undir regluna?

  • Samningar sem falla undir lög um opinber innkaup
  • Innkaup aðila sem annast vatnsveitu, orkuveitu, flutninga og póstþjónustu
  • Sérleyfissamningar um verk eða þjónustu yfir viðmiðunarfjárhæðum EES
  • Innkaup stofnana á sviði varnar- og öryggismála
Reglan snýr fyrst og fremst að því að opinberir aðilar skuli geta tekið á móti og unnið úr rafrænum reikningum samkvæmt staðlinum — hún er því jafn mikil krafa á kaupandann (hið opinbera) og á birgjann sjálfan, sem þarf að geta gefið út reikninga á réttu sniði.

Hvernig er þetta frábrugðið venjulegum PDF-reikningi?

Rafrænn reikningur samkvæmt EN 16931-staðlinum er ekki það sama og að senda PDF-skjal í tölvupósti. Um er að ræða skipulögð, vélræsanleg gögn (t.d. á XML-sniði) sem hægt er að flytja sjálfkrafa inn í bókhalds- og innkaupakerfi móttakandans án handvirkrar innslátar. Flest nútímaleg bókhaldskerfi á Íslandi bjóða upp á útgáfu slíkra reikninga, oft sjálfkrafa þegar reikningur er sendur til stofnunar sem krefst þeirra.

Hvað þýðir þetta fyrir minni birgja?

Sé fyrirtæki að fara í viðskipti við ríki, sveitarfélag eða opinbera stofnun í fyrsta sinn er skynsamlegt að staðfesta snemma í ferlinu hvort viðkomandi aðili krefjist rafrænnar reikningagerðar samkvæmt staðlinum, og hvort bókhaldskerfi fyrirtækisins ræður við að gefa slíka reikninga út. Flest algeng íslensk bókhaldskerfi styðja þetta nú þegar, svo í reynd er þetta oftar spurning um stillingar en um kaup á nýjum hugbúnaði.

Tengsl við almennar reglur um rafrænt bókhald

Utan þessarar sértæku kröfu um viðskipti við hið opinbera gilda almennari reglur um rafræna reikninga og rafrænt bókhald samkvæmt reglugerð nr. 505/2013, sem setur lágmarkskröfur til rafrænna reikninga- og bókhaldskerfa almennt, óháð því hver kaupandinn er.

Þessi grein er hluti af greinasafni VSK.is og er eingöngu til almennrar upplýsingar. Fyrir bindandi ráðgjöf um eigin rekstur er rétt að leita til löggilts endurskoðanda eða skattsérfræðings, eða hafa beint samband við Skattinn.