Fyrirtæki sem selja vörur eða þjónustu til hins opinbera á Íslandi rekast fyrr eða síðar á kröfu um rafræna reikningagerð. Þetta er ekki almenn VSK-regla sem nær til allra viðskipta, heldur sértæk krafa sem gildir um samninga við opinbera aðila.

Hvaðan kemur krafan?

Reglugerð nr. 44/2019 um rafræna reikninga vegna opinberra samninga innleiðir evrópsku tilskipunina 2014/55/ESB, sem tekin var upp í EES-samninginn. Markmiðið er að tryggja að opinberir aðilar taki við rafrænum reikningum samkvæmt evrópska staðlinum EN 16931, útfærðum með íslenskri tækniforskrift.

Hvaða viðskipti falla undir regluna?

  • Samningar sem falla undir lög um opinber innkaup
  • Innkaup aðila sem annast vatnsveitu, orkuveitu, flutninga og póstþjónustu
  • Sérleyfissamningar um verk eða þjónustu yfir viðmiðunarfjárhæðum EES
  • Innkaup stofnana á sviði varnar- og öryggismála
Reglan snýr fyrst og fremst að því að opinberir aðilar skuli geta tekið á móti og unnið úr rafrænum reikningum samkvæmt staðlinum — hún er því jafn mikil krafa á kaupandann (hið opinbera) og á birgjann sjálfan, sem þarf að geta gefið út reikninga á réttu sniði.

Hvernig er þetta frábrugðið venjulegum PDF-reikningi?

Rafrænn reikningur samkvæmt EN 16931-staðlinum er ekki það sama og að senda PDF-skjal í tölvupósti. Um er að ræða skipulögð, vélræsanleg gögn (t.d. á XML-sniði) sem hægt er að flytja sjálfkrafa inn í bókhalds- og innkaupakerfi móttakandans án handvirkrar innslátar. Flest nútímaleg bókhaldskerfi á Íslandi bjóða upp á útgáfu slíkra reikninga, oft sjálfkrafa þegar reikningur er sendur til stofnunar sem krefst þeirra.

Hvað þýðir þetta fyrir minni birgja?

Sé fyrirtæki að fara í viðskipti við ríki, sveitarfélag eða opinbera stofnun í fyrsta sinn er skynsamlegt að staðfesta snemma í ferlinu hvort viðkomandi aðili krefjist rafrænnar reikningagerðar samkvæmt staðlinum, og hvort bókhaldskerfi fyrirtækisins ræður við að gefa slíka reikninga út. Flest algeng íslensk bókhaldskerfi styðja þetta nú þegar, svo í reynd er þetta oftar spurning um stillingar en um kaup á nýjum hugbúnaði.

Tengsl við almennar reglur um rafrænt bókhald

Utan þessarar sértæku kröfu um viðskipti við hið opinbera gilda almennari reglur um rafræna reikninga og rafrænt bókhald samkvæmt reglugerð nr. 505/2013, sem setur lágmarkskröfur til rafrænna reikninga- og bókhaldskerfa almennt, óháð því hver kaupandinn er.

Þessi grein er hluti af greinasafni VSK.is og er eingöngu til almennrar upplýsingar. Fyrir bindandi ráðgjöf um eigin rekstur er rétt að leita til löggilts endurskoðanda eða skattsérfræðings, eða hafa beint samband við Skattinn.